Configurar WhatsApp: recordatorios automáticos y respuestas del bot
Con la API de WhatsApp de Odontosys, el sistema envía los recordatorios de cita por sí solo y un bot atiende las respuestas de los pacientes: registra confirmaciones y cancelaciones en la Agenda y contesta consultas frecuentes. Es un servicio distinto del envío manual con la app Odontosys Mensajes.
Todo se maneja desde Configuración > WhatsApp en la App Web.
Si no ves la opción WhatsApp dentro de Configuración, el servicio todavía no está activado para tu clínica. Contactá a soporte de Odontosys para habilitarlo.
App Web
Pestaña General
Acá definís cuándo salen los recordatorios:
- Andá a Configuración > WhatsApp, pestaña General.
- En Días de anticipación, elegí cuántos días antes de la cita se envía el recordatorio: 1 (recomendado), 2 o 3.
- En Hora de envío, indicá a qué hora del día salen los mensajes.
- Hacé clic en Guardar Cambios.
En la misma pestaña tenés otras opciones:
- Enviar solo el recordatorio de la primera cita del día: si un paciente tiene varias citas el mismo día, recibe un único recordatorio.
- Enviar saludos de cumpleaños por WhatsApp: requiere la plantilla de cumpleaños cargada en la pestaña Plantillas. Ver Cumpleaños y saludos de cumpleaños.
- Preguntar si enviar detalles por WhatsApp al crear una cita: preferencia que se guarda solo en tu navegador.
- Modo "Solo Notificaciones": el bot envía recordatorios pero ignora las respuestas de los pacientes; las confirmaciones y cancelaciones no se registran en la Agenda. La mayoría de las clínicas no lo necesita.
Pestaña Plantillas
Las plantillas son los textos aprobados por Meta que se usan en cada tipo de mensaje: recordatorio de cita, detalles de una cita nueva, cumpleaños, aviso de control y aviso de deuda. Para cada categoría elegí una plantilla, asigná sus variables (nombre del paciente, fecha, hora, nombre de la clínica, etc.) y mirá la vista previa como burbuja de WhatsApp. Desde acá también podés cargar el nombre, la dirección y el teléfono de la clínica, y el nombre del doctor de cada agenda.
Pestaña Intenciones
Acá controlás qué solicitudes procesa el bot y con qué texto responde. Cada intención tiene una llave para activarla o desactivarla y un campo para personalizar la respuesta:
- Confirmar Turno y Cancelar Turno: actualizan la cita en la Agenda.
- Consultar Ubicación, Consultar Horarios y Consultar Medios de Pago: respuestas informativas.
- Otras Consultas: siempre activa; es la respuesta para cualquier otro mensaje.
Más abajo, en Política de cancelación por WhatsApp, definís cuántas horas antes de la cita el paciente ya no puede cancelar por este medio (0 la desactiva) y el mensaje de rechazo, que admite la variable {HORAS}.
Si tus plantillas incluyen botones informativos propios (por ejemplo "Reagendar"), aparece el bloque Botones informativos personalizados para escribir qué recibe el paciente al tocar cada uno. Los botones detectados sin mensaje figuran como Pendiente: hacé clic en Configurar mensaje y completalos.
Al terminar en cualquier pestaña, hacé clic en Guardar Cambios. Si cambiás de pestaña con cambios sin guardar, el sistema te avisa.
App de Escritorio
Esta sección no existe en la App de Escritorio: la configuración de la API de WhatsApp se hace únicamente desde la App Web. En la App de Escritorio vas a encontrar Notificaciones vía WhatsApp, que corresponde al envío manual con la app móvil Odontosys Mensajes.